ショートカットを利用して作業効率アップ 2007.08.10
１年ほど前は、パソコンのキーボード入力に不慣れな、
ベテランビジネスマンのスキルアップが課題になり、
タイピングソフトなどが大流行しました。
わが社でも、キーボードアレルギーの員がいて、
その習得が人事考課の評価項目の中にも盛り込まれました。
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しかし今では、そのような声はあまり聞かれなくなり、
入力そのものよりも、
パソコンのワープロや表計算ソフトを利用して、
いかに効率よく文書作成や資料作成ができるかということが、
重要になってきたような気がします。
時代はどんどん進化しています。
キーボードからの入力は一応こなせるレベルになった。
次は、書類作成の作業効率をどれだけあげることができるか。
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そんなとき、ショートカットなどのパソコンの
ちょっとした便利なノウハウを知っているだけで、
作業の効率はグンと上がります。
ここでは、
日刊メルマガを3年間配信し続けている私が、
毎日のように使うショートカットをご紹介します。
ショートカットの前にまずは、カーソル位置の移動について
キーボードの中に、右の写真のように、特別なキーが6個まとまっている部分がありますよね。（キーボードタイプによって、若干位置は異なります）
insertやDeleteキーのとなりにある４つのキー操作に熟練すると、パソコン操作がかなり楽になります。
Home 入力作業をしている行の先頭へ移動 End 入力作業をしている行の末尾へ移動 ． |
これが基本です。
何度かキーを操作して、カーソルの動き方をマスターしてください。
これにCtrlボタンを同時に押すと、もう少し広い範囲で作成中の書類の中をジャンプします。
Ctrl＋Home 作成中の文書の先頭へ移動 Ctrl＋End 作成中の文書の末尾へ移動 ． |
これを知っているだけで、
←↓↑→のキーを連続してたたき続ける作業が軽減されます。
長い文書を作成しているときなどには、とても便利です。
PageUp １ページ分上にスクロールします PageDown １ページ分下にスクロールします ． |
メルマガ作成のときには、複数行を選択して、削除したり、切り取って、別の場所に貼り付けたりという作業があります。選択する操作のときには、Shiftキーを使います。
Shift ＋ 「→」 現在のカーソル位置から矢印で進んだ分だけ選択します Shift ＋ 「←」 Shift ＋ 「↑」 現在のカーソル位置から矢印で進んだ行だけ選択します ． Shift ＋ 「↓」 Shift ＋ Home 現在のカーソル位置から行の先頭まで選択します Shift ＋ End 現在のカーソル位置から行の末尾まで選択します |
この操作になれてくると、ぐんと作業効率が高まります。
それまでは、マウスで左クリックしながら、画面をスクロールさせて複数行選択などをしていましたが、
エクセルなどでは、行を上や下に進みすぎてしまって、いらいらしたりしていましたが、
今は、マウス操作で範囲選択をすることはありません。
さらに、Ctrl キーと組み合わせると、「すべて選択」というメニュー操作と同じことができます。
すべて選択して、メルマガ配信画面に貼り付けるというときに、
いつも利用します。
カーソルを文書の先頭におき Shift ＋ Ctrl ＋ End で、先頭から末尾まで、すべてを選択 カーソルを文書の末尾におき Shift ＋ Ctrl ＋ Home で、末尾から先頭まで、すべてを選択 ． |
ショートカットといえば、パソコン操作でもっとも多い、コピー、カット（切り取り）、ペースト（貼り付け）
ですね。パソコンを利用するメリットは、紙の上での作業と違い、コピーして貼り付け、切り取って、別の場所に移動して貼り付けということが、簡単にできることですよね。
「コピペ」という言葉も新しくできたくらいですから。
私も、このコピペの作業に習熟しなければ、文章作成能力は悲惨な状態のままだったでしょう。
文章作成力は、ワープロ、パソコンのおかげで、確実に伸びたという実感があります。
原稿用紙に書いているときには、文章の推敲、校正にかける時間が少なかったのだと思います。
さて、では、
あまりにも有名なショートカット。
普段から、これを使う練習をして、
キーボードの上にある両手をはなして、いちいちマウスにもっていき、
それからまたキーボードへという、無駄な腕の動きを減らしましょう。
切り取り Ctrlキー＋Ｘ コピー Ctrlキー＋C ペースト Ctrlキー＋V ． |
このときに活躍するのが、「Ctrl 」 キーです。
キーボードの右下と左下の2箇所にあります。
たいてい小指で Ctrl キーを押さえながら、別の指でX,C,Vなどのボタンを押すことになります。
